IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

MATA KULIAH SIM 1 (tugas I).

KOnsep Manajemen Informasi dalam perusahaan.

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

  

PEMBAHASAN

 KONSEP MANAJEMEN INFORMASI

Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.

Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.

Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.

FUNGSI MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF

Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.

Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.

Selama awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini mewakili sistem prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika dilakukan dengan baik, menjadi bidang studi. Sehingga, sistem informasi menjadi disiplin akademik yang muncul dari penerapan teknologi informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.

Lingkup dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor. Urutan – merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi ini diringkas pada gambar 1-2.

Peran Manajer Kantor Administratif

Sebagai pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan penting dalam proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil keputusan, dengan biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat diakses, dan berguna.

Tidak ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu perusahaan, manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi korespondesi, surat, berkas, dan administrasi umum. Di perusahan lain, manajer kantor bertanggung jawab sebagai manajer personalia atau manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di perusahaan lain, manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab memberikan layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses kata, layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.

Meski memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan kegiatan yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt dan Lappe menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan yang sering dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan komunikasi tertulis (surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh dalam studi oleh Smith dan Warner yang menemukan bahwa manajer kantor sering melakukan komunikasi lisan dan tulisan, dan lisan dua kali lebih sering dibanding tulisan. Smith dan Warner juga menemukan bahwa banyak waktu manajer kantor digunakan untuk hubungan personalia – merekrut, melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam sistem analisa.

Perbedaan tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya adalah pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga memerlukan pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil, staf pabrik maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan kantor dapat dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer kredit, atau manajer personalia.

Manajer kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator Data, dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang bekerja di bidang manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini mengembangkan pengetahuan dan teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat program sertifikasi manajer administratif. Kandidatnya terbuka untuk semua pegawai manajemen, untuk menjadi anggota harus memenuhi 5 standar : (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang terdiri dari manajemen personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi, layanan administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan referensi dari orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin, dan (5) menunjukkan bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi ini untuk memperluas cakupan dan tanggung jawab manajer di perkantoran modern.

Manajemen Informasi Masa Depan

Dimensi baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi. Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an dan proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.

Menurut Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat dibanding sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode 1972-1985, GNP mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun sampai 8,3% tahun 1985. Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.

Meningkatnya penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja pemerintah, memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak administrasi, lebih banyak konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan regulasi; singkatnya, lebih banyak informasi. Lingkup pengambilan keputusan lebih bersifat internasional, keputusan menjadi lebih rumit. Karena terlalu banyak fakta dan data dalam proses keputusan, menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan bukan informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam sistem masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer canggih untuk distribusi informasi dan intelijen.

Tahun 1980-an, manajemen dipimpin oleh presiden dan eksekutif yang melapor pada presiden, dibantu 3 wakil presiden, salah satunya wakil presiden bidang informasi. Wakil presiden ini bertanggung jawab mengelola pusat komputer, arus informasi, manajemen kantor, program kesehatan, pelatihan, humas, dan litbang. Manajer informasi dan fungsi informasi mulai berkembang di perusahaan besar. Selain ahli di bidang administrasi manajemen, manajer informasi harus memiliki keahlian dan pengalaman sebagai analis informasi, ahli manajemen data, manajer proses data, dan ahli komunikasi. Manajer harus mengetahui konsep dan sistem mesin, kemampuan konseptual untuk mengatur, keahlian menangani pegawai dalam team informasi. Posisi ini memerlukan pengalaman dan pendidikan untuk mengatur fungsi informasi dalam perusahaan.

Manajer kantor administratif selalu menjadi manajer informasi. Ia bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem yang baik, pegawai yang efisien, dan peralatan yang andal. Adanya alat, program dan sistem teknologi baru, menjadikan tangung jawab manajer meluas ke seluruh perusahaan, sehingga informasi dapat ditemukan dimana-mana.

Konsep sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.

Dalam ruang lingkup yang lebih luas, informatika meliputi beberapa aspek:

ilmu informasi yang mempelajari tentang cara pengumpulan, klasifikasi, manipulasi penyimpanan, pengaksesan, dan penyebarluasan informasi untuk keperluan sosial dan kemasyarakatan secara menyeluruhilmu komputer dan teknik komputer yang mempelajari tentang pemrosesan, pengarsipan, dan penyebaran informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan alat lain yang berbasis komputer.

peranan pada perusahaan:

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :

1. Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;

- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2. Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

3. Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

• Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

• Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

• Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.

1.2 Pemanfaatan teknologi informasi & komunikasi PT. KBN (Persero)

• Perusahaan sudah pemanfaatkan Teknologi Informasi dalam menunjang kegiatan operasional dan menunjang bisnis utama yaitu Properti dan Logistik.

• Perusahaan sudah memiliki aplikasi Teknologi Informasi yang terintegrasi, didukung sistem jaringan komputer transaksi terlaksana secara online dari Kantor Pusat hingga Unit Usaha sehingga dapat mengefisiensikan kegiatan operasional Perusahaan.

Pemanfaatan Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan

2. Sistem Informasi Properti

3. Sistem Informasi Forwarding.

4. Sistem Informasi Pergudangan.

5. Sistem Informasi SDM

6. Sistem Informasi Poliklinik

7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)

8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan

9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor

10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen PEB

11. Website dan intranet.

ALIRAN PEMIKIRAN MANAJEMEN

            Manajer kantor administratif mengikuti beberapa pendekatan manajemen fungsi informasi. Kantor yang efisien menunjukkan manajer perseptif yang memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan. Manajer intuitif masih diperlukan karena mampu mengarahkan orang untuk mencapai sasaran perusahaan. Tapi tidak semua orang punya kemampuan intuisi. Sehingga mereka perlu mempelajari keahlian teknis, administratif dan personal untuk mengelola perusahaan.

            Selama bertahun-tahun berbagai fungsi dalam proses manajemen telah melakukan klasifikasi pendekatan para ahli manajemen. Ada 3 aliran manajemen yaitu klasik, perilaku dan manajemen ilmiah. Masing-masing aliran memiliki pendekatan yang berbeda terhadap manajemen dan faktor penting dalam proses manajemen. Perbedaan telah mempengaruhi proses dan prinsip manajemen. Melalui aliran-aliran ini, mahasiswa manajemen kantor administratif menemukan prinsip yang dijadikan panduan dalam memahami konsep manajemen informasi. 

Aliran Klasik

            Revolusi industri membantu produksi barang secara massal dan menciptakan organisasi industri modern. Perusahaan baru kurang memahami masalah manajemen. Sehingga studi manajemen lebih banyak membahas masalah produksi. Ahli manajemen klasik menghubungkan antara manajemen dengan produksi. Aliran klasik percaya bahwa manajer harus berusaha meningkatkan efisiensi proses produksi.

            Ada 2 pandangan teori manajemen klasik yaitu manajemen ilmiah dan manajemen total, yang akan dijelaskan sebagai berikut.

            Manajemen ilmiah, ditujukan untuk memecahkan dua masalah utama : meningkatkan output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi manajemen. Manajemen ilmiah menggunakan akal dalam proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi akal, masalah semakin dapat diatasi.

            Metode ilmiah pemecahan masalah menggunakan logika dan langkah sistematis untuk atasi masalah yang efektif. Metode pemecahan masalah secara ilmiah, seperti dalam ilmu kimia atau fisika. Banyak tahap proses informasi menggunakan metode ilmiah untuk memecahkan masalah. Ini digunakan dalam analisa sistem, yang akan dibahas pada Bab 17.

            Metode ilmiah pemecahan masalah kantor menggunakan langkah-langkah berikut :

1. Masalah harus dinyatakan dengan baik.
2. Informasi masalah harus dikumpulkan, dikelompokkan dan dianalisa.
3. Solusi sementara terhadap masalah (hipotesa) dikembangkan dan diuji  keabsahannya.
4. Berdasarkan pengujian, dibuat modifikasi terhadap temuan dan kondisi baru, agar solusi bisa diterapkan.
5. Tindak lanjut dilakukan untuk melihat efektifitas solusi yang diberikan.

Frederick W. Taylor. Sebagai pionir studi fungsi produksi dan disebut Bapak Manajemen Ilmiah, tahun 1880, Taylor mengkaji standar kerja dan hubungan antara output dengan upah. Taylor lebih menekankan manajemen toko, daripada manajemen umum, serta melihat efisiensi pekerja dan manajer dalam produksi.

      Taylor melihat setiap pekerja dimotivasi oleh kebutuhan finansial. Ia yakin pekerja membatasi outputnya karena takut dikeluarkan. Sehingga, Taylor menyarankan agar pekerja dididik untuk memahami bahwa pengorbanan ekonomi mereka akan mengurangi biaya produksi. Efektivitas pendapatnya adalah menempatkan pekerja dengan sistem upah perpotong, dengan menghasilkan banyak output maka gaji lebih banyak. Dasar pendekatan Taylor terhadap manajemen ilmiah adalah hanya ada satu cara terbaik untuk melakukan semua hal, baik menggunakan sekop maupun kertas.

      Kontribusi Taylor meningkatkan efisiensi dan mengembangkan berbagai metode pelaksanaan konsep manajemen. Taylor memberi fungsi baru bagi manajer : mengganti metode aturan pokok dengan pertimbangan ilmiah untuk setiap pekerjaan;  seleksi dan pelatihan ilmiah bagi pekerja; kerjasama antara manajer dan pekerja untuk menyelesaikan kerja dengan metode ilmiah; pembagian tanggung jawab yang seimbang antara manajer dan pekerja, dimana manajer merencanakan dan mengatur pekerjaan.

      Frank dan Lilian Gilbrert. Awal  1900, mereka mengembangkan pemikiran manajemen ilmiah dengan menemukan alat dan teknik untuk membantu pekerja mengembangkan potensi melalui pelatihan, peralatan, lingkungan dan metode kerja. Prestasi mereka antara lain: menggunakan film untuk mempelajari dan memperbaiki gerakan; pengembangan bagan dan diagram untuk mendata proses dan pola; mempelajari bagian keletihan dan dampaknya pada kesehatan dan produktivitas; dan penerapan prinsip manajemen dan studi gerak untuk manajemen pribadi.

William H. Leffingwell. Disebut  sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang pertama menerapkan prinsip manajemen ilmiah untuk kantor. Bukunya, Manajemen Kantor Ilmiah, menjadi acuan studi modern dalam manajemen kantor. Lima Prinsip Kerja Efektif pada gambar 1-4 dikembangkan olehnya. Prinsip ini dapat dihubungkan dengan manajemen semua pekerjaan, dan mudah diterapkan di kantor. Setiap manajemen kantor harus merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana, kapan, dan dimana, serta oleh siapa (Prinsip 1). Dengan mengetahui rencana organisasi kantor dan pengembangan produk, manajer dapat mengkoordinasikan usaha semua pekerja, mesin dan informasi untuk menyusun jadwal kerja sesuai rencana (Prinsip 2).  Selain itu, sistim operasional dan prosedur, penyimpanan data, metode pelaksanaan rencana dan pengukuran, serta tata letak untuk menyelesaikan kerja secara efektif yang harus dikembangkan (Prinsip 3 dan 4). Yang paling penting, manajer kantor harus memilih, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan mempromosikan pegawai sesuai kepentingan organisasi dan pegawai yang optimal (Prinsip 5).

Manajemen total, yang menekankan pendekatan menyeluruh terhadap masalah manajemen administratif, pengikut aliran ini mencari cara efektif  untuk mengelola perusahaan.

Henry Fayol. Tahun 1949,  bukunya Manajemen Umum dan Industri diterbitkan di Amerika. Fayol menerangkan konsep manajemen universal, mengembangkan teori manajemen komprehensif, dan menekankan perlunya pendidikan manajemen. Fayol yang pertama menyatakan prinsip manajemen yang menjadi panduan bagi koordinasi manajemen. Keberhasilannya sebagai manajer perusahaan tambang bukan karena kepemimpinan, tetapi karena penerapan prinsip administrasi yang dapat diajarkan kepada orang lain. Fayol menjelaskan 4 fungsi manajemen – perencanaan,   pengorganisasian, komando, koordinasi, dan kontrol. Ia menekankan fungsi tersebut tidak hanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga politik, agama, filantropis, militer, dan bidang lain. Tesisnya adalah karena semua perusahaan memerlukan manajemen, formulasi teori manajemen diperlukan untuk pendidikan manajemen yang efektif.

Mary Parker Follet, mengisi celah antara manajemen ilmiah Taylor dan psikologi sosial tahun 1920-an yang mempromosikan hubungan manusia yang lebih baik dalam industri. Melihat bahwa orang belum tahu cara hidup bersama, Follet mengembangkan konsep hidup asosiasi. Konsep ini menyatakan, bahwa organisasi kelompok merupakan metode baru dalam politik, dasar sistem industri masa depan, dan dasar tatanan internasional. Perkembangan baru manajemen dilihat Follet : perlunya mengurangi personalisasi wewenang dalam “hukum situasi”;  penerapan ilmu perilaku pada masalah organisasi; menggunakan konflik yang konstruktif; psikologi kekuasaan; sifat komunikasi horisontal dan multi manajemen;  dan tanggung jawab sosial manajemen.

Aliran klasik menekankan struktur dan hubungan formal dalam perusahaan. Dengan mengembangkan pengetahuan tentang situasi kerja, mereka tidak mengabaikan elemen manusia. Mereka mengembangkan ilmu tentang konsep yang menjadi dasar bagi organisasi.

Aliran Perilaku

            Manajemen ilmiah masih menjadi dasar pemecahan masalah bisnis, tapi diiringi dengan perhatian terhadap unsur manusia dalam manajemen. Saat ini, pegawai lebih diutamakan daripada uang. Pegawai memiliki kebutuhan sosial dan psikologi, sama halnya dengan manajemen.

            Minat terhadap unsur manusia dalam organisasi, manajer menggunakan dua pendekatan. Pendekatan hubungan manusia melihat pentingnya individu dalam sistem. Pendekatan ilmu perilaku menekankan hubungan antar pribadi dan tindakan demokrasi pada pekerja.

            Pendekatan hubungan manusia. Tahun 1920-an dan 1930-an muncul gagasan bahwa orang penting dalam organisasi, karena mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Pendekatan hubungan manusia dilakukan oleh peneliti Universitar Harvard antara tahun 1927-1932 terhadap pekerja wanita di perusahaan elektronik di Chicago. Ketua tim, Elton Mayo melakukan studi dampak lingkungan fisik seperti perubahan cahaya ditempat kerja terhadap produktivitas pegawai, hasilnya membingungkan. Ketika cahaya ditambah atau dikurangi, output tetap meningkat. Analisa menunjukkan bahwa motivasi pegawai bukan ditentukan oleh cahaya, tapi oleh perasaan dihargai. Hal ini penting bagi mereka untuk berkontribusi.

Mereka yang meneliti berbagai kondisi kerja seperti waktu istirahat, makan siang dan jam kerja; menggunakan wawancara untuk menentukan sikap; dan menganalisa organisasi sosial pekerja. Diketahui bahwa perubahan lingkungan kerja hanya sedikit pengaruhnya pada produktivitas kerja. Karena pekerja lebih merasa dihargai oleh manajemen. Karena manajemen meminta pendapat mereka tentang kondisi kerja, pekerja merasa hubungan mereka dengan manajemen lebih manusiawi. Pekerja merasa memiliki status dan dihormati. Penelitian ini menunjukkan upaya pekerja yang efektif terletak pada emosi dan kenyamanan fisik, penjelasan atas keputusan manajemen, dan tahu bahwa manajemen menghargai kerja mereka.

Studi Hawthorne menekankan faktor sosial dan psikologi baru dalam studi tentang pekerjaan. Hasil hubungan manusia adalah arah baru dalam studi manajemen perilaku.

Pendekatan Ilmu Perilaku. Teori Perilaku Klasik didasarkan pada kebutuhan tunggal, seperti teori Freud tentang dorongan nafsu dan konsep Jung tentang kebutuhan mengikuti ego seseorang. Ahli perilaku modern membuat daftar kebutuhan dari tiga (fisik, sosial, ego) sampai 15. Kebutuhan manusia tidak bisa dilihat, tetapi dapat dipelajari oleh ilmu perilaku manusia, dan diharapkan ada berbagai teori kebutuhan manusia dan berbagai sistem klasifikasinya.

Hierarki kebutuhan Maslow. Abraham Maslow mengembangkan teori motivasi manusia. Hierarki kebutuhan ada dalam gambar 1-5. Jika kebutuhan paling rendah terpuaskan mereka tidak termotivasi lagi, dan kebutuhan yang lebih tinggi menjadi dominan. Tapi, kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi muncul, meski kebutuhan sebelumnya belum terpuaskan. Hanya sedikit orang yang tahu memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi;  hanya sedikit yang terwujud.

Manajer kantor administratif harus tahu kebutuhan setiap pekerja dan tidak boleh menggunakan satu pendekatan untuk memotivasi semua pekerja dalam mencapai sasaran organisasi. Manajer juga harus tahu bahwa kepuasan belum tentu memotivasi. Karena kebutuhan pegawai selalu bertambah.

Pandangan McGregor tentang Perilaku Pekerja. Sifat manusia sering diteliti. Manusia dianggap memiliki kemampuan kasih sayang, tapi tidak mau diatur. Manusia juga memiliki sifat buruk, dan perlu dikendalikan oleh masyarakat. Sifat manusia ini merupakan teori manajemen Douglas McGregor. Ia melihat cara manajer mengatur pekerja didasarkan asumsi Teori X dalam gambar 1-6. Asumsi lain disebut Teori Y, adalah penilaian mengatur pekerja yang lebih realistik.

Teori X kurang bersifat ilmiah. Bawahan dianggap tidak bertanggung jawab, egois dan malas. Manajer harus melakukan kontrol yang ketat. Teori Y mengkritik kontrol terhadap pekerja yang dilakukan peneliti. Teori ini menyatakan pekerja memiliki kebutuhan yang belum dipenuhi. Asumsi Teori Y menunjukkan potensi pekerja yang mendorong manajer menciptakan kondisi agar pekerja dapat mengembangkan diri.

Manajer kantor perseptif tahu bahwa pegawai sakit karena salah makan dan kerja mereka tidak efektif karena kebutuhan psikologis yang tidak dipenuhi. Karena manajer kantor bekerja dengan bawahan, mereka harus tahu pola perilaku pegawai. Perlu diciptakan kondisi agar pegawai dapat memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktivitas.

Teori Herzberg tentang Motivasi Kerja. Ada dua faktor lingkungan kerja – hygienis dan motivator.  Ini menciptakan sikap positif terhadap pekerjaan dan fungsi motivator. Contoh motivator adalah perasaan perbaikan diri, prestasi, dan keinginan untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih besar. Faktor hygienis terkait dengan produktivitas dalam pekerjaan, misalnya gaji, kondisi kerja, kebijakan perusahaan, dan kualitas pengawasan. Jika faktor hygienis tidak memadai, pekerja menjadi tidak puas. Tapi jika faktor hygienis ada, pekerja tidak termotivasi untuk produktif;  sehingga perlu faktor motivator.

Perasaan positif yang timbul akibat kondisi kerja, seperti dukungan pimpinan dan kenaikan gaji, hanya sebentar. Jika pegawai sangat termotivasi dan merasa pekerjaannya menantang, mereka akan mentoleransi kekurangan faktor hygienis. Meski tidak dapat diabaikan, faktor hygienis tidak dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Tugas manajer kantor adalah meningkatkan motivator seperti prestasi, penghargaan, pekerjaan, tanggung jawab dan kemajuan, akan dibahas di Bab 3.

Aliran Manajemen Ilmiah

               Pendekatan manajemen ilmiah untuk pengambilan keputusan mengunakan ketrampilan matematika dan teknik untuk mengatasi masalah keputusan. Pengambilan keputusan merupakan memilih diantara dua atau lebih tindakan. Memilih tindakan tersebut sangat rumit. Manajer aliran klasik menggunakan intuisi, perkiraan dan akal. Keputusan yang tepat didasarkan pada informasi yang baik. Keputusan ini dapat dilihat di gambar 1-7.

            Manajemen ilmiah lahir pada Perang Dunia II yang membutuhkan metode pengumpulan informasi dalam pembuatan keputusan. Manajemen ilmiah terus berkembang dengan kemajuan teknologi komputer, yang digunakan untuk masalah produksi. Saat ini manajer membuat keputusan dalam situasi yang tidak pasti.  Selama  ini, akal digunakan dalam membuat keputusan. Teknologi membantu manajer mengumpulkan data dan menganalisanya. Contoh metode ilmiah adalah analisa faktor (misalnya untuk menentukan media iklan), program linear, teori antrian (mempelajari perilaku antrian di supermarket), dan teori permainan (seperti studi interaksi pesaing dalam industri). Banyak teknik pengambilan keputusan diatas menggunakan matematika tinggi, dan tergantung pada kemampuan kalkulasi dan akurasi komputer. Mahasiswa  manajemen kantor administratif harus memahami pendekatan ilmiah untuk pengambilan keputusan, karena teknik ini digunakan oleh para manajer.

Dalam perspektif yang lebih sederhana, Morgan (1996 : 156) mengemukakan tiga macam peran pemimpin yang disebutnya dengan “3A”, yakni alighting (menyalakan semangat pekerja dengan tujuan individunya), aligning (menggabungkan tujuan individu dengan tujuan organisasi sehingga setiap orang menuju kearah yang sama), serta allowing (memberikan keleluasaan kepada pekerja untuk menantang dan mengubah cara mereka bekerja).

Manager:Seseorang yang bekerjadengan dan melaluiorang lain,mengkoordinir aktifitaskerja mereka untukmencapai suatu tujuanorganisasi.

PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg

1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :

= figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi.

=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.

= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.

2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.

3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Keahlian Manajer : Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajerlain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

KESIMPULAN

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.

Pada instasni perusahaan manapun saat ini pastilah menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan.

Mata kuliah ini juga menuntun mahasiswa untuk dapat memperoleh pemahaman yang diperlukan mengenai sistem informasi, bagaimana pengaruhnya terhadap organisasi, pemilihan sistem informasi yang tepat bagi organisasi dan peran sistem informasi dalam menciptakan competitive advantage bagi perusahaan.

Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.

Belakangan diketahui bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah karena perkembangan pesat teknologi informasi. Implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah menerobos batas-batas fisik antar negara. Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Data atau informasi yang pada jaman dahulu harus memakan waktu berhari-hari untuk diolah sebelum dikirimkan ke sisi lain di dunia, saat ini dapat dilakukan dalam hitungan detik.

Tidak berlebihan rasanya  jika salah satu pakar IBM menganalogikannya dengan perkembangan otomotif sebagai berikut: “seandainya dunia otomotif mengalami kemajuan sepesat teknologi informasi, saat ini telah dapat diproduksi sebuah mobil berbahan bakar solar, yang dapat dipacu hingga kecepatan maximum 10,000 km/jam, dengan harga beli hanya sekitar 1 dolar Amerika !”. Secara mikro, ada hal cukup menarik untuk dipelajari, yaitu bagaimana evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaan-perusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. Keempat era tersebut (Cash et.al., 1992) terjadi tidak hanya karena dipicu oleh perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, namun didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen, organisasi, maupun teknologi informasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya lokal atau setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya. Sehingga tidaklah heran jika masih sering ditemui perusahaan dengan peralatan komputer yang tercanggih, namun masih dipergunakan sebagai alat-alat administratif yang notabene merupakan era penggunaan komputer pertama di dunia pada awal tahun 1960-an.

*Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.

Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. Secara teoritis hal tersebut dapat dijelaskan karena adanya karakteristik sebagai berikut:

• Pada level operasional, yang terjadi dalam e-business adalah restrukturisasi dan redistribusi dari bit-bit digital (digital management), sehingga mudah sekali bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses;
• Berbeda dengan bisnis konvensional dimana biasanya sebuah kantor beroperasi 8 jam sehari, di dalam e-business (internet), perusahaan harus mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari, karena jika tidak maka dengan mudah kompetitor akan mudah menyaingi perusahaan terkait;
• Berjuta-juta individu (pelanggan) dapat berinteraksi dengan berjuta-juta perusahaan yang terkoneksi di internet, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk pindah-pindah perusahaan dengan biaya yang sangat murah (rendahnya switching cost);
• Fenomena jejaring (internetworking) memaksa perusahaan untuk bekerja sama dengan berbagai mitra bisnis untuk dapat menawarkan produk atau jasa secara kompetitif, sehingga kontrol kualitas, harga, dan kecepatan penciptaan sebuah produk atau jasa kerap sangat ditentukan oleh faktor-faktor luar yang tidak berada di dalam kontrol perusahaan; dan
• Mekanisme perdagangan terbuka dan pasar bebas (serta teori perfect competition) secara tidak langsung telah terjadi di dunia internet, sehingga seluruh dampak atau dalil-dalil sehubungan dengan kondisi market semacam itu berlaku terjadi di dunia maya.

Melihat kenyataan di atas, perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. Beberapa teori keunggulan kompetitif di dunia maya menganjurkan agar paling tidak 7 (tujuh) aspek harus menjadi perhatian dari sebuah perusahaan, yaitu masing-masing:

1. Customer Service
2. Price
3. Quality
4. Fulfillment Time
5. Agility
6. Time to Market
7. Market Reach

Kondisi ketujuh aspek tersebut akan sangat menentukan posisi perusahaan di dalam kancah persaingan di dunia maya.

*Strategic Uses of Information Technology.

Sebelum Teknologi Informasi diterapkan pihak pengambil keputusan harus yakin dan dapat meyakinkan semua pihak terutama para pustakawan bahwa Teknologi Informasi ini akan membawa PNRI lebih baik dan menguntungkan semua stakeholder-nya. Untuk mendapatkan keyakinan tersebut maka harus disusun strategi jitu untuk pengimplementasian Teknologi Informasi yang diharapkan bisa menjamin manfaat TI yang diperoleh akan sebanding dengan investasi yang ditanam, dan mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang sangat cepat. Di atas itu semua strategi Teknologi Informasi ini tentunya harus sejalan dengan strategi organisasi PNRI. Beberapa alasan kenapa perencanaan strategis harus dibuat, yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi. Tidak semua produk TI tergolong baik, dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal daripada yang berhasil. Sebab itu pada tahap persiapan dan perencanaan, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Para pengambil keputusan juga harus mempelajari arah dan perkembangan TI secara global agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di organisasi. Maka harus dilakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkembangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Tentunya dalam pembuatan sistem jangka panjang dan perencanaan harus diperhatikan agar jangan sampai menggunakan metode atau teknologi yang sudah mengarah ke teknologi basi (facing out). Salah satu metode yang bagus adalah dengan melakukan penelitian terhadap penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan-perpustakaan nasional di negara-negara lain, sehingga menjadi acuan bagi PNRI. Namun harus diingat bahwa suatu sistem yang berhasil di tempat lain belum tentu sesuai dan berhasil di tempat kita, karena tentunya ada beberapa kondisi dan karakteristik yang berbeda sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula. Salah satu dari unsur Teknologi Informasi tersebut adalah brainware, yang merupakan unsur paling kritikal melebihi unsur lainnya (software dan hardware). Jika diibaratkan hardware dan software adalah senjatanya, maka penentu utamanya tetap adalah man behind the gun yaitu dalam hal ini brainware. Manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun, mengembangkan TI sejalan dengan perkembangan organisasi di masa mendatang, serta penentu srategi kebijakan TI itu sendiri. Oleh karena itu untuk tahap awal perlunya kita mengarahkan perhatian pada pembenahan faktor brainware dalam memulai penerapan TI di PNRI, sambil secara paralel melakukan persiapan dan perancangan sistem yang matang. Kemudian sektor SDM pun harus didukung, dan digabungkan dengan Teknologi informasi.

*Membangun Customer Focused Bisnis.

Customer Focused Bisnis sangat diperlukan dalam membangun organisasi bisnis baru, sehingga para customer akan focus pada satu titik. Pertama pemasaran dan penjualan. Seringkali usaha baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan. Kedua produksi. Saya rasa Anda sudah paham proses produksi di bidang ini sehingga dapat membuat struktur organisasi yang tepat. Meski demikian, saya menyarankan agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan proyek. Manajer Proyek ini sifatnya temporer: ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi. Namun dalam pekerjaannya Manajer Proyek membawahi seluruh tim produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke klien. Ketiga Administrasi dan Keuangan. Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice, penagihan, pembayaran dan tetek bengek keuangan termasuk mengatur cash flow dan membayar gaji karyawan.
Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh masing-masing satu orang. Direksi saya kira cukup satu saja. Demikian pula komisaris.
Perusahaan baru sebaiknya cukup mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan perusahaan, jika dirasa perlu melakulan reorganisasi, lakukan saja. Ingat: sa;ah satu daya hidup perusahaan kecil ada pada fleksibilitas organisasinya. Oleh karena itu, manfaatkan daya hidup ini sebaik mungkin.

*Value Chain & Strategic Informastion System.

Pada poin ini, semuanya tidak beda jauh dengan Strategic Uses of Information Technology. Hanya bagian informasinya lebih di tekan agar pemasarannya jadi lebih baik.

*Re-engineering Bussiness Process.

Perlu dilakukan penyegaran dalam bisnis agar semuanya tidak monoton dan terkesan asal-asalan, mulai dari sistem organisasi sampai ke aspek produksi harus sering diperbaiki agar lebih baik mutunya.

*Menciptakan Virtual Company.

Yaitu menciptakan produk atau softwere sendiri untuk mendukung suatu perusahaan.

*Membangun Knowledge Creating Company.

Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :

1. Important knowledge in Company :

- Cara menghadapi persaingan global.

- Cara menjaga kepuasan pelanggan.

- Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.

- Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.

- Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.

2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :

- Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.

- Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.

Strategic Uses of Information Technology.

Peningkatan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan komponen yang paling strategis dalam menjaga kesinambungan pembangunan maupun untuk berkompetisi dalam era globalisasi di masa mendatang. Keberhasilan dalam mengembangan SDM sangat tergantung pada kemampuan bangsa Indonesia dalam membangun sistem informasi yang effisien, andal dan dapat dibangun dalam waktu singkat dengan biaya semurah mungkin. Pada kesempatan ini, penekanan akan diberikan pada usaha untuk membangun sendiri jaringan informasi komputer menggunakan teknologi yang dikembangkan sendiri di Indonesia.

            Berbagai alternatif untuk membangun jaringan komputer telah dicoba dikembangkan sejak dirintisnya UNINET (University Network) oleh PUSILKOM-UI ditahun 1980-an, maupun berbagai jaringan lainnya seperti IPTEK-NET, yang waktu itu tidak terlalu berhasil karena kendala di SDM maupun biaya telepon yang sangat tinggi. Akhir-akhir ini, tepatnya sejak tahun 1991, berkembang jaringan komputer antar universitas dan lembaga penelitian yang menggunakan teknologi radio sebagai komponen utama komunikasi jarak jauh. Alternatif ini ternyata telah memungkinkan mempercepat perkembangan jaringan karena selain teknologi ini relatif murah, ternyata cukup mudah dipelajari dan bahkan dapat dibuat sendiri di Indonesia. Secara keseluruhan mempercepat proses perkembangan jaringan komputer di Indonesia yang saat ini dikenal sebagai jaringan komputer Paguyuban, yang mengkaitkan banyak jaringan komputer di dalamnya seperti IPTEK-NET, JASIPAKTA, Bandung-Net dll. Sifat Paguyuban yang sangat informal telah memungkinkan perkembangan jaringan yang pesat karena tidak adanya birokrasi.

Membangun Customer Focused Bisnis.

Saya pernah ditanya, apa salah satu pekerjaan rumah terpenting jajaran manajemen korporasi Indonesia? Saya menjawab “membangun keunggulan kompetitif perusahaan dengan menghilangkan empat hambatan implementasi strategi. Yakni hambatan visi (vision barrier), hambatan manajemen (management barrier), hambatan operasional (operational barrier), dan hambatan SDM (people barrier)“.
Di tulisan ini, saya ingin mengeksplorasi tugas-tugas manajemen puncak mengatasi hambatan implementasi strategi tersebut.
Untuk membangun keunggulan kompetitif perusahaan, manajemen puncak perlu pertama-tama menetapkan strategi yang tepat.
Kali ini Saya ingin menggunakan pendekatan Tracy & Wiersema yang masih populer tersebut (The Discipline of Market Leaders, 1995). Mereka menyatakan bahwa keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).
Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperrti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik.
Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi. Di mana terjadi pemborosan biaya. Bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing). Pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu distudi. Mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah. Aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan. Mana item biaya yang paling besar. Apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya. HP secara disiplin menggunakan mainstream strategi ini. Maka kita melihat betapa harga printer dan PDA mereka meluncur turun untuk merangsek pasar.
Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy), maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya. Microsoft meluncurkan Windows XP berbahasa Indonesia, sebagai jawaban bagaimana mereka memahami kesulitan pengguna Windows yang belum cas cis cus.
Pada perusahaan yang memfokuskan strateginya pada kepemimpinan produk (product leadership), pertanyaannya ialah bagaimana mendorong karyawan senantiasa memiliki kreatifitas dan inovasi. Bagaimana menghilangkan budaya ketakutan, budaya asal bapak atau ibu senang, budaya ikut sejarah, agar hambatan inovasi hilang. Bagaimana menyuburkan iklim komunikasi, dialog, perbedaan pendapat, brainstorming, mempertanyakan segala sesuatu (break the rules) dalam rangka menciptakan produk maupun layanan baru. Sony terkenal dengan budaya inovasi. Dan hasilnya beberapa bulan kini kita mulai melihat Playstation2 Mobile. Yang laku di mana-mana. Apple juga berhasil. Dan kita lihat iPod mendongkrak kinerja saham mereka secara drastis.
Inilah pertanyaan-pertanyaan utama penyempurnaan sistem manajemen yang membuat saya dan kita semua manajemen puncak tidak tidur nyenyak.

Value Chain & Strategic Information System.

untuk lebih memahami kegiatan melalui suatu perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham berguna untuk memisahkan system bisnis menjadi serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai di sebut sebagai value chain.
1985 dalam buku competitive advantage,Michael porter memperkenalkan model value chain generic yang umunya untuk berbagai perusahaan.
Re-engineering Bussiness Process.
Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.
BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Daven ports (1990), proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas.
Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya, telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas-fungsional yang lengkap.
Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi – langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.
Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.
Untuk alasan itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental saja.
Menciptakan Virtual Company
Prinsip RECORDING.
Pertama kalinya recording ditemukan satu abad yang lampau. Tepatnya pada tahun 1887, ketika Thomas Alfa Edison menemukan alat perekam, yaitu cylinder phonograph. Dan sejak itu pula bermunculanlah kemajuan yang dicapai hingga kini.
Tujuan utama recording adalah merekam seluruh karya kita berikut arransemennya. Dan hasilnya dapat kita dengar ulang. Tentunya diharapkan kualitas musik tetap terjaga, tidak merusak telinga yang mendengar. Sebagai catatan kemampuan telinga kita sanggup menerima intensitas bunyi di kisaran 10 dB – 120 dB. Itupun kalau suara yang dihasilkan tidak rebek dan pecah.. Kualitas record yang rusak juga akan menghancurkan perangkat audio system di rumah.
Prosedur TEKNIS Recording.
Penulis mencoba merangkum beberapa standar yang dilakukan dalam recording profesional.
1.Merekam suara yang disebut Tracking atau ‘Take’. Dari sebuah arransemen musik, tentunya sekian banyak instrumen yang akan mengiringi lagu utama. Satu per satu setiap instrumen direkam dalam track record. Secara teknis adalah dari sumber suara akustik yang diubah menjadi gelombang electric. Sinyalnya diterima oleh recorder. Idealnya sumber suara (source) yang terekam semirip mungkin dengan aslinya. Jika menggunakan komputer, jadilah sinyal tersebut sebagai digital. Tetapi oleh recorder Analog (seperti DAT, realtape) sinyalnya tetap menjadi analog.
2.Hasil tracking yang telah terekam, dilakukan proses Mixing yang meliputi pengaturan volume, gain, balancing. Dalam teknologi rekam digital, Anda akan dimudahkan untuk melakukan editing. Pada bagian-bagian tertentu dapat kita copy, delete, mixed, dll.
3.Selanjutnya adalah proses Equalisasi, yakni proses menciptakan karakter sound dengan penguatan pada Low,Low-Mid,High-Mid-dan High frekuensi. Proses ini menuntut ketajaman telinga Anda hingga antar frekuensi tidak saling bertabrakan. Seberapa besarkah kemampuan Anda dalam membedakan frekuensi. Sound terekam harus memiliki kejernihan, terang, berkarakter dan tidak pecah. Pastikan bahwa input yang suara terekam memiliki ketebalan (pada step 1), sehingga memudahkan kita untuk melakukan equalisi. Contohnya sound cymbals adalah tipis, tetapi terang dan bening. Inilah seorang sound engineer diuji.
Teknik berikutnya adalah pemberian Sound Effect, seperti reverb (efek ruang), delay, Chorus, Compresi, Noise Gate, Limiter, dll. Effect memberikan karakter yang lebih kuat. Sentuhan terakhir ini akan menjadikan music Anda siap untuk didengarkan, seperti layaknya kita mendengar Compact Disc, Cassette, dll, atau bahkan lebih dramatis.
4.Mastering adalah proses terakhir. Di studio mastering profesional ditangani si ‘dokter audio’. Tugasnya menghilangkan hiss dan hum, menurunkan simbilance (ess) yang berlebihan, mengkompres frekuensi-frekuensi yang kasar, memoles dan meratakan, menetapkan standar volume. Barulah musik karya kita direkam ke dalam pita cassete atau CD melalui CD Burning.
EQUIPMENT RECORDING.
Jika disusun daftar, begitu banyak kiranya perangkat untuk menciptakan musik Anda di rumah. Berikut ini adalah daftar minimal equipment yang kita butuhkan jika kita akan merekam secara digital.
1.Personal Computer, dengan spesifikasi minimal : Pentium II , RAM 128 MB, CD Burning (tidak harus) dan Harddisk yang cukup besar, min 10 GB. Tapi untuk software produk terkini, ada spesifikasi yang meminta RA cukup besar.
2.Sound Card (internal komputer) atau Conventer (external) untuk kelas profesional. Kualitas Sound Card diukur dalam istilah Sample Rate. Soundcard PC standar umumnya samplerate : 44.100 KHz-16 bit. Sebagai perbandingan profesional samplerate-nya 96.000 KHz-32 bit (kualitas sound DVD), dan bahkan ada yang lebih dari itu.
3.Microphone , dengan jenis dynamics, kondensor atau Cardiod. Untuk dua jenis terakhir diperlukan piranti tambahan, yaitu mic preamp yang memiliki fasilitas Phantom Power (+48 dB) yang biasanya terdapat dalam piranti tambahan yang disebut Mic Preamp.
4.Stereo Speakers Control. Usahakan jenis speaker memiliki kemampuan untuk memproduk Low/High frekuensi. Untuk profesional, biasanya menggunakan jenis real speakers monitor.
5.Headphone.
6.Kabel-kabel penghubung yang jumlahnya tidak sedikit. Kualitas kabel disarankan yang memiliki kualitas terbaik, tidak mudak putus/patah, anti noise, lentur serta pemilihan jack yang baik. Jenis jack audio yang umum digunakan diantaranya Canon, RCA, XLR.
Dengan daftar di atas Anda sudah dapat melakukan perekaman minimal 2 track. Tetapi jika ingin dikembangkan lebih jauh, berikut ini daftar kelas profesional.
7.Mixer atau Console / piranti pencampur suara sekaligus mengatur gain/volume input.
8.Compresor / penahan sinyal berlebih.
9.NoiseGate Prosesor / membuang suara tak perlu (noise)
10.Equalizer/ pembentuk timbre suara.
11.Analog/Digital Efek Prosesor/ pemberian efek ruang, dynamics, ketajaman, ambience, dll.
Tetapi tidak hanya itu. Seiring dengan kemajuan teknologi audio, sejumlah pabrikan penawarkan berbagai piranti yang semakin canggih.
Pertanyaannya….. berapa budget untuk menyiapkan semuanya. Silakan jalan-jalan ke toko music profesional dan berhitung. Setidaknya untuk mengawali kita bisa mulai dengan daftar perangkat pertama (1 – 6).
Persiapan Piranti Recording.
Lebih singkat saja, dalam tulisan ini kita bicarakan teknik Digital. Menggunakan teknik ini, pasti berhubungan dengan komputer. Oke… kita bahas satu persatu hardware yang kita akan gunakan.
RUANG RECORDING.
Untuk kelas rumahan tak perlulah set secara khusus. Pastikan saja ruang Anda nyaman untuk bekerja dan tidak bising dengan gangguan suara disekitar ruang rekam. Tapi dalam perekaman profesional dibutuhkan ruang yang kedap suara. Perhatikan suara-suara yang berada diluar rung, seperti; anjing, ayam, mesin pompa air, dan tukang nasi goreng. Wah.. cukup berbahaya.
PERSONAL COMPUTER.
Komputer rumahan ini ternyata dengan suburnya kemajuan software dapat menciptakan recording baik taraf rumahan maupun profesional. Periksa spesifikasi komputer Anda, mulai dari prosesor, RAM, Soundcard (spesifikasi standar telah dibahas di atas).
Kualitas Record berarti berhubungan kualitas Sound Card yang Anda miliki. Untuk kualitas tergolong cukup bisa diandalkan seperti Sound Blaster Live 5.1 Platinum, Audigy, Vibra 128. Soundcard disebut memiliki fasilitas “What you Hear” yang mana akan mempermudah perekaman MIDI File ke Wave File. Tapi tak apalah jika dengan merek lain. Kita masih mungkin merekam sinyal-sinyal analog dalam bentuk wave file. Umumnya soundcard PC memiliki jalur input 1 (mono) mic, 1 (stereo) line In, jalur output 1 (stereo) line out, 1 (stereo) speaker. Sebagai catatan bahwa jalur stereo sebenarnya memiliki 2, yaitu L dan R. Keduanya bisa dipecah dengan membuat jalur baru. Jika dirasa 2 input belum cukup, Anda dapat menggunakan tambahan soundcard dengan merek lain. Jika 1 merek/type yang sama maka terjadilah crash dan tidak bisa dibaca komputer.
Lain lagi jika kita rekaman pro yang sedikit rewel dalam pemilihan soundcard atau disebut konventer yang lebih banyak terpasang di luar PC. Produk yang banyak dipakai diantaranya Teratex, Pro Tools, Aardvark, E-MU, DSP 2000, dll. Umumnya mereka mempunyai lebih dari 4 input dan lebih dari 2 output. Tapi jangan tanya harganya…. selangit…
Memilih soundcard/conventer dapat dlihat dari keterangan produknya dengan acuan yang disebut Sample Rate. Sample rate mengukur ketebalan dari penerimaan perekaman. Kelas PC standar umumnya adalah 44.100 KHz-16 bit. Untuk perbandingan, converter memiliki sample rate 96 KHz-32 bit. Ini sudah standar kualitas suara yang dikeluarkan DVD.
SOFTWARE.
Usaha perekaman yang paling bijak adalah memilih software yang tepat dan jitu. Apa sebab ? Recording menuntut komputer Anda bekerja ekstra keras. Jika terlalu banyak soft terinstall, beratlah beban yang harus dikerjakan komputer, dan mungkin sedikit linglung. Penulis mencoba mengamati perkembangan software audio recording yang sangat banyak di pasaran. Ada company besar yang memproduk software, seperti Digi Design dengan Pro Tool nya, EMU Logic, Steinberg, Cakewalk, dll. Untuk kelas kita ini saran yang mungkin bisa membantu Anda dalam bereksperimen diantaranya :
1.SONAR XL ver 2, produksi Cakewalk, software recording bagi perekaman pro yang memiliki kemudahan dalam operasional. Tetapi proses editing agak rumit sedikit. Sonar sangat membantu bila Anda menggunakan cara MIDI. Jika Anda menginstallnya, sekaligus terinstall beberapa plug Ins produk Time Works yang kesemuanya disajikan secara virtual. Kelebihan lain, sonar memiliki hardware virtual dari music properti, seperti amplifier guitar, amplifier bass, dll yang dapat digunakan secara real-time. Oleh sebab itu sonar cukup digemari bagi para pemula. Kekurangannya diantaranya adalah hasil suara terekam kurang tebal dan agak sulit untuk mengangkat kualitas rekaman. Perlu proses mastering yang cukup merepotkan.
2.CUBASE VST ver 3.2, produksi Steinberg, software murni sepesialis prekaman Audio. Memiliki sound yang cukup tebal. Tetapi memiliki sedikit banyak masalah dalam proses editing, khususnya bagi pemula.
3.CUBASE SX ver 1.02 atau 2.0, produksi Steinberg. Software ini rupanya hasil main mata antara Steinberg dan Cakewalk. Ini terbilang baru, dan telah dicoba hasilnya cukup memuaskan. Anda akan berselancar ala Sonar dan memiliki kehebatan Cubase. Fasilitas yang tersedia dalam bentuk plug-in sangat mudah digunakan. Seperti efx gitar, begitu banyak pilihan yang dapat digunakan. Apalagi bicara tentang MIDI. Anda memilki sound Bank layaknya memiliki puluhan Keyboards dunia dari segala merk terkenal. Selama penulis mencoba, rasanya belum terlalu banyak masalah.
4.SOUNDFORGE ver 6.0, produksi Sound Foundry, adalah software pendukung bagi pengolahan wave file. Program ini tampaknya paling banyak digunakan oleh perekaman. Anda akan menggunakannya pada saat proses mastering, hingga ke burning CD.
5.PLUG – Insert. Bagi kebutuhan mastering, kita membutuhkan beberapa plug-in, seperti Reverb, Equalizer, Delay, Chorus, Gate, Compresor, Limiter,dll dalam bentuk virtual. Plug-in akan terinstall otomatis bila kita menginstall recording software di atas. Bila masih dianggap kurang sempurna, Anda dapat menginstall beberapa pug-ins tambahan.
6.Win Amp ver.3 atau Media Player 9. Fungsinya untuk mengontrol music yang telah tercipta dalam format wav, midi, aif, mpeg, dll.
MICROPHONE.
Microphone adalah alat penerima sumber suara (source) akustik yang diubah menjadi sinyal analog, dialirkan melalui kabel/nirkabel ke PC. Microphone ada beberapa type, yaitu Dynamic, Kondensor dan Cardiod. Ukuran untuk memilih mic yang baik adalah Impendance (?), Sensitivity (dB), dan Freq. Response (Hz).
1.Mic type Dynamic atau disebut mic biasa termasuk mic yang memiliki sensitivitas rendah.. Seperti kebanyakan mic yang digunakan untuk keperluan mimbar, karaoke, dll. Anda mesti akal-akalan mensiati penggunaan mic ini bagi perekaman.
2.Mic type Condensor merupakan mic yang sangat sensitive. Jangkauannya sangat kuat, sehingga sering menimbulkan feedback (gaung) dan kemungkinan noise yang timbul cukup besar Jenis ini tidak mampu mengalirkan sinyal bila tidak dibantu oleh Phantom Power yang terdapat pada mic pre –amp, karena sifatnya pasif.
3.Mic Cardiod adalah type yang terbaik untuk kelas rekaman profesional. Type ini sebenarnya sejenis mic dynamic dengan jangkauan terbatas, sensivitas tinggi. Harganya juga…? yaah.. paling berkisar 1 s.d 7 jt. Seperti merk terkenal BEHRINGER B-2, SHURE KSM 44, RODE NT-1. Umumnya type ini digunakan untuk take vocal. Suara diterima dengan lunak dan bening.
Teknik penggunaan mic disebut miking. Piranti tambahan mic biasanya adalah standar mic dan wind-screen atau pop-filter. Miking dibicarakan secara praktek.
KABEL PENGHUBUNG.
Pekerjaan recording tak ada habisnya dengan urusan kabel. Pemilihan kabel merupakan langkah pertama. Gunakan kabel yang paling tidak dapat mengalirkan sinyal dengan cepat, bebas hambatan dan bersih. Saran yang cukup bagi penggunaan rekaman adalah merk CANAREE made Japan. Hati-hati barang tiruan ! Kedua ujung kabel pasti ada konektor atau yang disebut jack. Sesuaikan penggunaannya dengan jack in yang terdapat pada sound card, microphone atau instrumen musik. Saran adalah merk Neutrik atau Nakamichi. Ini juga sama banyak tiruannya, produk Japan, Taiwan atau Cina.
Untuk teknologi terakhir dalam profesional, sudah digunakan kabel serat optik. Sudah dapat dipastikan sempurnamya sinyal diterima soundcard. Mencari barang seperti ini di Indonesia tidaklah sulit. Sesuaikan kocek Anda…..!
Rasanya cukup lengkaplah Introduction ini bagi persiapan Anda menuju dunia baru ini. Meski disajikan secara ringkas, dengan terus berlatih, Anda bisa menjadi seorang sound engineer yang handal.

Membangun Knowledge Creating Company

Saat ini, teori Teknologi Informasi (TI) mencoba untuk menjual konsep Knowledge Management (KM). Dari sudut pandang TI, dinyatakan dengan mewujudkan suatu sistem yang dapat mendeteksi berbagai kreasi dari suatu organisasi pengetahuan baru dapat dengan mudah diidentifikasi, siapa orang yang membangun dan atau menguasi suatu pengetahuan yang berguna bagi orang lain, hal ini diwujudkan oleh TI dengan bagaimana caranya agar dapat diakses secara bebas dan cepat.
Dengan konsep database enterprise, yang terus di-update dengan pengetahuan-pengetahuan baru, dapat melayani kepada semua “knowledge workers” sebagai sumber referensi dimana mereka dapat melakukan konsultasi, asistensi, dan pencerahan terhadap pekerjaannya masing-masing.
Karl Albrecht, pada bukunya “The Power of Minds at Work”, menyampaikan bahwa pendekatan database untuk Knowledge Management sangat dimungkinkan untuk gagal dengan beberapa alasan yang sangat fundamental. Hal ini disebabkan dangkalnya pandangan masyarakat luas terhadap pemikiran dan ideologi mengenai “Digital”. Ditunjukkan dengan manusia diperlakukan sebagai elemen dari mesin informasi dalam organisasi pengetahuan dengan anggapan mereka dapat diprogram dan diberi perintah persis seperti elemen dari data.
Beberapa inisiatitor KM sebelumnya merasa frustasi dengan berbagai cara yang mereka lakukan untuk membangun organisasi pengetahuan, hal ini disebabkan karena kurangnya dorongan/rangsangan untuk mendokumentasikan/melaporkan pengetahuan yang didapatkan dari pekerjaan mereka sehari-hari.
Sebagaimana yang sering terjadi pada suatu organisasi TI yang bermula dari paradigma mekanistik. Disisi lain tantangan yang paling berat adalah pada budaya berbagi dibanding dengan teknis. Menurut Karl Albrecht, kita harus belajar dari para antropolog, sosiolog, sejarahwan, musisi, artis, dan penulis daripada kepada para teknokrat. Kita perlu menanyakan beberapa pertanyaan dasar seperti :
• Bagaimana budayawan (primitif hingga saat ini) memiliki rasa untuk berbagi pengetahuan ?
• Bagaimana mereka mengamankan ”icons” dan hasil budaya dari waktu ke waktu dan generasi secara turun temurun ?
• Singkatnya, bagaimana mereka membangun pengetahuan yang dapat memberikan manfaat kepada kebudayaan ?
Implementasi ICT dalam menumbuhkembangkan pengetahuan diharapkan dapat juga berperan sebagai pendukung, memberikan feedback, sekaligus penyeimbang kita sebagai insan manusia yang memiliki bakat emosional dan spiritual. Jangan sampai dengan adanya ICT sisi manusiawi kita akan hilang, dengan adanya teknologi maka budaya seni kita hilang, sopan santun dan tata cara bicara kita pun mengalami degradasi.